Con un recente comunicato stampa il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato le istruzioni per la tenuta e la compilazione del registro delle attività di trattamento. Le istruzioni sono disponibili al seguente link: https://www.garanteprivacy.it/home/faq/registro-delle-attivita-di-trattamento

In estrema sintesi, di certo non esaustiva della complessa materia, il Registro dei Trattamenti è il documento, da predisporre in forma scritta, anche elettronica, contenente le principali informazioni relative alle operazioni di trattamento svolte da imprese, professionisti o associazioni.

Sono tenuti all’adozione, sostanzialmente, tutti i titolari di P.Iva e assimilati, nelle fattispecie indicate dal comunicato, ferma rimanendo la possibilità di delegare un responsabile del trattamento esterno o interno alla ditta/società/organizzazione. Più in particolare:

• gli esercizi commerciali, esercizi pubblici o artigianali con almeno un dipendente (bar, ristoranti, officine, negozi, piccola distribuzione, ecc.) e/o che trattino dati sanitari dei clienti (es. parrucchieri, estetisti, ottici, odontotecnici, tatuatori ecc.);
• i liberi professionisti con almeno un dipendente e/o che trattino dati sanitari e/o dati relativi a condanne penali o reati (es. commercialisti, notai, avvocati, osteopati, fisioterapisti, farmacisti, medici in generale);
• le associazioni, fondazioni e comitati ove trattino “categorie particolari di dati” e/o dati relativi a condanne penali; Enti che perseguano finalità di prevenzione e contrasto delle discriminazioni di genere; associazioni sportive con riferimento ai dati sanitari trattati; partiti e movimenti politici; sindacati; associazioni e movimenti a carattere religioso);
• il condominio ove tratti “categorie particolari di dati” (es. delibere per interventi volti al superamento e all’abbattimento delle barriere architettoniche ai sensi della L. n. 13/1989; richieste di risarcimento danni comprensive di spese mediche relativi a sinistri avvenuti all’interno dei locali condominiali).

Il Registro deve contenere diversi campi da completare in riferimento a ciascuna persona fisica o giuridica che detiene un rapporto economico o informativo, anche potenziale:

• Finalità del trattamento
• Dati personali
• Categorie di destinatari dei dati (attuali e futuri)
• Trasferimento di dati personali verso paesi esteri o organizzazioni internazionali
• Tempi ultimi per cancellazione dei dati
• Misure di sicurezza per proteggere i dati

Il Registro deve essere costantemente aggiornato in quanto il contenuto dovrà sistematicamente corrispondere all’effettività dei trattamenti posti in essere. Qualsiasi modifica, in particolare in ordine alle modalità, finalità, categorie di dati, categorie di interessati, dovrà essere immediatamente inserita nel registro stesso, dando conto delle variazioni intervenute. Esso deve contenere, con modalità verificabili, la data della sua prima istituzione e quella dell’ultimo aggiornamento.

In conclusione si ribadisce che i soggetti citati sono obbligati a redigere direttamente (da parte del titolare o dei soci) o indirettamente (da parte di un dipendente) il suddetto Registro. In alternativa potranno delegare un responsabile esterno del trattamento, individuabile esemplificativamente in un consulente privacy, una società di gestione dei dati, un commercialista o soggetti assimilabili, abilitati al servizio secondo disposizioni di legge.

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